Whistleblowing Function

Applies to employees, representatives, suppliers, customers, and other stakeholders

Aqua-Nova AB provides a whistleblowing function to enable reporting of suspected misconduct or breaches of law
in a safe and responsible way. Reports can be made without risk of retaliation. The function supports compliance
with applicable Swedish legislation and the EU Whistleblower Directive.

What can be reported

You can report suspected serious misconduct, such as:

• Bribery, corruption, extortion or conflicts of interest
• Fraud, theft or financial misconduct
• Serious breaches of safety rules or unsafe working conditions
• Serious environmental violations
• Serious violations of laws, regulations or internal policies
• Harassment or other serious misconduct

How to report

Reports can be submitted in writing:

• Email: info@aqua-nova.se

Anonymous reporting: You may use a private email address and avoid including personal identifiers.
Please note that full anonymity cannot be guaranteed when using email, but we handle all reports confidentially and with care.

What information to include

• What happened, what you suspect, and why
• When and where it happened
• Who was involved (if known)
• Any documentation or evidence (if available)
• How we can contact you for follow-up (optional)

How reports are handled

• Reports are received by the CEO or a designated independent recipient.
• We acknowledge receipt as soon as reasonably possible, normally within 7 days if contact information is provided.
• Assessment and investigation are performed proportionate to the matter and the risks involved.
• Actions may include corrective actions (CAPA), process improvements, contract measures, or escalation to authorities when required.
• Feedback is provided when possible, normally within 3 months, depending on the case and legal constraints.

Protection against retaliation

Aqua-Nova AB does not tolerate retaliation against anyone who raises concerns in good faith.
Retaliation may include dismissal, demotion, discrimination, threats, or other negative treatment.
Any suspected retaliation shall be reported and handled promptly.

Confidentiality and data protection

Information in whistleblowing cases is handled confidentially and only shared with those who need it to manage the case.
Personal data is processed in accordance with applicable data protection rules.

This page supports our Anti-Corruption Policy and Sustainability Policy.

Visselblåsning

Gäller för anställda, ombud, leverantörer, kunder och övriga intressenter

Aqua-Nova AB tillhandahåller en visselblåsarfunktion för att möjliggöra rapportering av misstänkta missförhållanden
eller lagöverträdelser på ett säkert och ansvarsfullt sätt. Rapportering ska kunna ske utan risk för repressalier.
Funktionen stödjer efterlevnad av gällande svensk lagstiftning och EU:s visselblåsardirektiv.

Vad kan rapporteras

Du kan rapportera misstänkta allvarliga missförhållanden, till exempel:

• Mutor, korruption, utpressning eller intressekonflikter
• Bedrägeri, stöld eller ekonomiska oegentligheter
• Allvarliga brister i säkerhet eller osäkra arbetsförhållanden
• Allvarliga miljööverträdelser
• Allvarliga överträdelser av lagar, regler eller interna policys
• Trakasserier eller annat allvarligt missförhållande

Så rapporterar du

Rapportering kan ske skriftligt:

• E-post: info@aqua-nova.se

Anonym rapportering: Du kan använda en privat e-postadress och undvika att ange personuppgifter.
Observera att full anonymitet inte kan garanteras vid e-post, men vi hanterar rapporter konfidentiellt och med stor omsorg.

Vad du bör ange

• Vad som har hänt, vad du misstänker och varför
• När och var det inträffade
• Vilka som var involverade (om känt)
• Eventuellt underlag eller dokumentation (om det finns)
• Hur vi kan kontakta dig för uppföljning (valfritt)

Så hanteras rapporter

• Rapporter tas emot av VD eller utsedd oberoende mottagare.
• Vi bekräftar mottagande så snart det är rimligt, normalt inom 7 dagar om kontaktuppgifter finns.
• Bedömning och utredning sker proportionerligt utifrån ärendets art och risk.
• Åtgärder kan omfatta CAPA, förbättringar av rutiner, avtalsåtgärder eller kontakt med myndigheter när det krävs.
• Återkoppling lämnas när det är möjligt, normalt inom 3 månader, beroende på ärendet och juridiska begränsningar.

Skydd mot repressalier

Aqua-Nova AB tolererar inte repressalier mot någon som i god tro rapporterar misstänkta missförhållanden.
Repressalier kan vara uppsägning, degradering, diskriminering, hot eller annan negativ behandling.
Misstänkta repressalier ska rapporteras och hanteras skyndsamt.

Sekretess och dataskydd

Information i visselblåsarärenden hanteras konfidentiellt och delas endast med de personer som behöver den för att hantera ärendet.
Personuppgifter behandlas i enlighet med gällande dataskyddsregler.

Denna sida stödjer Anti-Corruption Policy och Hållbarhetspolicyn.

Approved: 2026-01-20   |   Owner: CEO   |   Version: 1.0   |   Valid until further notice